Как вежливо попросить прислать документ

В процессе деловой переписки мы часто сталкиваемся с необходимостью попросить коллегу или партнера прислать нам необходимые документы. Однако, при этом, необходимо соблюдать установленный деловой этикет и выражать свою просьбу вежливым и понятным языком. В этой статье мы рассмотрим основные правила, которые помогут сформулировать эффективную и вежливую просьбу о прислании документов.

1. Как вежливо попросить в деловом письме
2. Как вежливо попросить просьбу
3. Как попросить выполнить просьбу
4. Как в письме указать прилагаемые документы
5. Выводы

Как вежливо попросить в деловом письме

При формулировке просьбы в деловой переписке необходимо использовать стандартные фразы, которые могут звучать следующим образом:

• Обращаемся (обращаюсь) к Вам (вам) с просьбой о…
• Просим (прошу) Вас (вас) предоставить данные о…
• Прошу Вашего (вашего) согласия на…
• Просим Вашего (вашего) содействия в…
• Прошу Ваших (ваших) указаний…
• Просим Вас не отказать в любезности и...

Однако, не следует ограничиваться только этими фразами, их следует адаптировать к конкретной ситуации и убедиться в том, что они соответствуют установленному деловому этикету.

Как вежливо попросить просьбу

Если вы запрашиваете помощь или услугу у коллеги или другого человека, необходимо помнить такие правила:

1. Опишите всю ситуацию. Хорошо описанная ситуация поможет другому человеку лучше понять, в чем вы нуждаетесь.
2. Четко сформулируйте просьбу. Сформулируйте свою просьбу так, чтобы она была понятна и конкретна.
3. Избегайте «повелительных» слов. Использование выражений в стиле «немедленно», «сделайте» может вызвать негативную реакцию у другого человека.
4. Выразите свою признательность и расскажите о результатах помощи. Выражение признательности и рассказ о том, как помощь помогла вам, создаст положительный настрой для будущего сотрудничества.
5. Не просите о вещах, с которыми можете справиться сами. Если вы можете выполнить задачу самостоятельно — не стоит запрашивать помощь у других, это может вызвать раздражение.
6. Будьте готовы к отказу — и не конфликтуйте из-за него. В случае, если ваша просьба будет отклонена, не стоит вступать в конфликт, лучше спросить, какие еще возможности есть на данный момент.

Как попросить выполнить просьбу

Чтобы получить положительный ответ на свою просьбу, необходимо стараться сформулировать ее максимально четко и понятно. Для этого нужно:

1. Просить с позитивным ожиданием. Используйте позитивные выражения, даже если вам необходимо поставить сложную задачу.
2. Не принимайте решение за других людей. Не навязывайте свою точку зрения, дайте другим людям возможность высказаться и принять решение.
3. Вначале высказывайте просьбу, а не объясняйте причины просьбы. Это поможет сосредоточить внимание на главном — на самой просьбе.
4. Не начинайте просьбу с вопроса. Вопросы могут вызывать раздражение у собеседника и уменьшить вероятность положительного ответа.
5. Выражайтесь четко и конкретно. Используйте ясный и понятный язык, чтобы другому человеку было легко понять, что вы хотите от него получить.
6. Поинтересуйтесь, кто может помочь выполнить вашу просьбу. Иногда оказывается, что не тот человек, к которому вы обратились, может вам помочь. Узнайте, есть ли у вас другие контакты, которые могут быть полезны в данной ситуации.
7. Просите неоднократно. Если вы получили отрицательный ответ, не стоит сразу отступать. Попробуйте сформулировать свою просьбу другим языком или найти другое время для общения.

Как в письме указать прилагаемые документы

Если вы отправляете письмо с приложением, обязательно сообщите об этом адресату. Для этого можно использовать следующие формулировки:

• Приложение: [краткое наименование документа, например, справка] на [количество листов] листов, [количество экземпляров].
• Во вложении: [краткое наименование документа, например, отчет] на [количество листов] листов, [количество экземпляров].

Кроме того, в тексте самого письма необходимо указать, какой документ прикреплен к письму, и как они связаны с темой письма.

Выводы

Справиться с запросом вежливо и эффективно возможно, если правильно сформулировать свою просьбу и обратиться к другим людям с уважением. Необходимо избегать повелительных форм и не принимать решения за других людей. Также, важно не забывать о том, что указание приложенных документов в письме является не менее важным элементом коммуникации. Однако, все эти правила не стоит рассматривать как чистые формальности, важно оставаться человеком и видеть в своих коллегах и партнерах людей, с которыми нужно уметь общаться на равных.